Współczesne biura muszą być miejscami spotkań kilku pokoleń ludzi mających różne wymagania i potrzeby, których spełnienie jest niezbędne, aby firma mogła skutecznie działać. Ważne jest, żeby były przyjazne i wygodne, zapewniały równowagę miedzy pracą indywidualną i współpracą oraz były nowoczesne i funkcjonalne. Ważnym miejscem w tej firmowej przestrzeni jest sala konferencyjna,  której można dość jednoznacznie przypisać konkretne rozwiązania sprzętowe. Budując nową lub przebudowując istniejącą stajemy przed wyborem – samodzielnego doboru elementów systemu audio wideo lub powierzenia zadania firmie robiącej to kompleksowo?  Każda z opcji wydaje się kusząca.

Obalamy mity
Zakup projektora i ekranu nie wydaje się sprawą bardzo skomplikowaną. Dobrze wyszkoleni handlowcy chętnie doradzą. Montaż również nie jest trudny do zorganizowania. Za tym rozwiązaniem przemawia poczucie pełnej decyzyjności, a także względny finansowe. Niestety zaraz po instalacji może się okazać, że projektor w jasnym pomieszczeniu nie wyświetla tak dobrze widocznego obrazu jakbyśmy sobie tego życzyli, że ekran mógłby być jednak trochę większy lub mieć inną powierzchnię. Pojawiają się problemy z komunikacją z innymi urządzeniami. Od tej chwili oszczędności przestają cieszyć, a finalne koszty okazują się tylko pozornie niższe.
Aranżacja sali konferencyjnej nie kończy się dziś na zakupie urządzeń i mebli. Należy zadbać o ergonomię, wybrać sprzęt, który będzie dostosowany do potrzeb i warunków w pomieszczeniu. Warto skorzystać z najnowszych rozwiązań wspierających bezprzewodową komunikację, umożliwiających automatyczne sterowanie lub też zwiększające mobilność. Sala konferencyjna jest wizytówką firmy i musi być nie tylko funkcjonalna, ale również efektowna. Dlatego warto powierzyć to zadanie profesjonalistom. 

Najważniejsze jest zdefiniowanie potrzeb
Profesjonalny wywiad połączony z wizją lokalną to punkt wyjścia do realizacji projektu. W tym miejscu wyobrażenia i oczekiwania zderzają się z rzeczywistością. Specjaliści oceniają jakie parametry urządzeń będą optymalne, poznają potrzeby i zwyczaje panujące w firmie. Zaproponują nowoczesne rozwiązania, które są nie tylko wygodne, ale też wspierają efektywną pracę. Urządzenia wybierane są ze względu na funkcjonalności, a także w oparciu o warunki lokalowe - jasność pomieszczeń, kubaturę, wilgotność, nośność, a także zastosowane materiały budowlane. Wszystko to ma też wpływ na wybór nagłośnienia i efektywną dystrybucję mowy. Bezprzewodowe udostępnianie obrazu i dźwięku to funkcje wspierające współpracę i podnoszące produktywność – podobnie jak rozwiązania do dystrybucji obrazu i dźwięku z automatycznym przełączaniem źródeł sygnału. 

Konkretne rozwiązania
W oparciu o określony budżet i listę potrzebnych funkcjonalności wybierane są konkretne rozwiązania. W ślad za tym idzie sfomułowanie oferty. Mogą to być urządzenia do wyświetlania obrazu – projektory i monitory, także interaktywne, systemy nagłośnienia czy zestawy do wideokonferencji. Realizację może dopełniać system sterowania z panelami dotykowymi z dopasowaną szatą graficzną oraz własnymi przyciskami do automatyzacji zadań.

Księga projektu
Kolejnym etapem jest stworzenie tzw. księgi projektu. Jest to zbiór dokumentów szczególnie doceniany na etapie wdrożenia. W zależności od potrzeb księga projektu może zawierać - opisy rozwiązań i systemów wraz z merytorycznym uzasadnieniem, specyfikacje techniczne, schematy blokowe, a także wrysowanie urządzeń w rzuty pomieszczeń i wykazy tras kablowych.

Instalacja, wdrożenie i wsparcie
Odpowiednio przygotowany zespół przeprowadza wdrożenie i testuje funkcjonalności. Prowadzone są działania optymalizacyjne, niezbędne modyfikacje programowe, a w przypadku jakichkolwiek problemów technicznych – serwis urządzeń. Wsparcie obejmuje również szkolenie, na którym prezentowane są wszystkie funkcjonalności – sprzyja to ich efektywnemu wykorzystywaniu w przyszłości.

Tak to robią inni
Rynek rozwiązań AV bardzo szybko się rozwija. Podmioty wyspecjalizowane na tym rynku znają najnowsze trendy i dysponują wiedzą popartą doświadczeniem. To daje poczucie bezpieczeństwa jeśli chodzi o poczynione inwestycje, a poczucie bezpieczeństwa jest bezcenne.

 „Naszym partnerom proponujemy kompleksowe wsparcie przy realizacji projektów AV dla ich klientów. Jesteśmy wyspecjalizowani w obsłudze małych i średnich firm – informuje Marcin Stefanow, dyrektor marketingu ViDiS SA – Jako dystrybutor z wartością dodaną z kompletną ofertą AV świadczymy pełne wsparcie od samego początku tworzenia projektu, aż po działania posprzedażowe i serwis. Dysponujemy komplementarnymi urządzeniami, które łączymy w rozwiązania dostosowane do potrzeb oraz wykwalifikowaną kadrą, która potrafi sprostać 80% projektów AV na rynku. Świadczymy pełne wsparcie, także dla partnerów, którzy nie mają nic wspólnego z rynkiem AV – to szansa dla nich na rozszerzenie oferty i znalezienie nowych możliwości w zmieniających się warunkach rynkowych. Pomagamy też firmom, które poszukują sprawdzonych rozwiązań do zaimplementowania w ramach własnej struktury. Takim Klientom pomagamy dzięki szerokiej sieci współpracujących Partnerów.”

Źródło: BrandsIT